Sabe-se que não existe uma fórmula mágica e que nem sempre seguir a teoria à risca se traduz em sucesso. Cada empresa é única, mas em comum todas elas têm de ter eficiência em gestão. Diretor da Ultracar, empresa especializada em software de gestão automotiva, auditor do IQA e consultor de várias oficinas do Brasil, Fábio Mendes conta que em uma de suas palestras ele disse que “gestão financeira é a alma da oficina”. Isto porque, segundo ele, é ela que faz com que a gestão de qualidade e de pessoal funcionem de forma a transformar ações do dia a dia em rentabilidade.
“Existem várias dicas importantes para gestão financeira na oficina, mostrar aos empresários como eles podem melhorar a rentabilidade do negócio deles. Duas eu considero fundamentais para o passo inicial no processo de gestão de uma oficina: ele entender e aceitar que é empresário, independentemente do tamanho de sua empresa. Pode parecer que não, mas esta mudança de postura faz toda a diferença, porque quando saímos da condição de ser simplesmente dono e passamos a ser empresários, entendemos que devemos administrar nossa oficina”, diz.
A segunda dica para gestão financeira comenta ele, “no setor automotivo tudo mudou. O perfil do cliente mudou, marcas e modelos de carros mudaram, os fornecedores e indústrias se profissionalizaram, o estado brasileiro mudou tudo em relação à parte fiscal e tributária. A única coisa que ainda não mudou é a forma de administrar do dono de oficina. Os mais antigos ganharam um bom dinheiro no passado e por isso acreditam que não precisam mudar e os mais novos ainda não conseguiram entender a necessidade de dedicar parte de seu tempo para ler e interpretar os números da empresa e claro, com estes números, administrar melhor”, diz.
Mesma visão compartilha João Pelegrini, empresário do Grupo Pelegrini, de Uberlândia (MG). “O nosso segmento é muito engessado. As pessoas acham que sabem tudo e param no tempo, diferentemente dos médicos que estão sempre estudando. É preciso ter conteúdo, conhecimento, para ser empreendedor e pôr em prática em sua oficina. A partir do momento que se propõe a se atualizar, melhorar a rentabilidade, tem de estar se informando, estar imerso no que há de novo no negócio, que se traduz em produtividade. É preciso uma mudança de cultura”, defende.
Gerente do Sebrae-SP, Alessandro Leite de Lima lembra que quando se fala em gestão financeira, primeiramente o empresário precisa conhecer o seu negócio. “Atendemos muito nas consultorias empresários que nos pedem orientações sobre formação de preços. Para isto é fundamental que eles tenham os controles financeiros com um bom fluxo de caixa, conheçam os custos da empresa. Sem isso, eles não têm a fotografia do momento e não conseguem fazer o planejamento”, afirma.
Também é bastante comum o empresário pensar em aumento de rentabilidade ajustando o valor dos serviços aos clientes. “Não é só aumentar preço, tem que olhar para o seu negócio conhecendo os gastos e também para a concorrência. Mas também não é apenas olhar para a concorrência, pois as empresas têm custos diferentes e formas diferentes de comprar. Só há duas formas de melhorar a rentabilidade: ganhar mais ou gastar menos. O ideal é que haja um equilíbrio entre estes dois pontos”, orienta.
Mendes também defende que não há mágica sem gestão. “Ou você passa a ter os números de sua oficina nas mãos, através de um bom software de gestão e dedica pelo menos 20% do seu tempo diário para ler, entender e transformar estes números em gestão, ou nunca terá uma oficina rentável. Gestão nada mais é do que administrar e organizar, ou seja, gestão é gerenciar”, afirma.
Ainda de acordo com o diretor Geral da Ultracar, “tenho uma opinião formada de que oficina ainda dá dinheiro e uma boa estabilidade para os seus proprietários. Apenas é necessário entender que as margens de hoje diminuíram muito em relação ao passado e que não se ganha mais da mesma forma que se ganhava antes. Existe a necessidade de ter mais controles, mais organização e mais administração. Existe a necessidade de uma mudança cultural”, defende.
Tempo ocioso
Segundo Roberto Turatti, coordenador do Núcleo Estadual de Automecânicas de Santa Catarina (NEA-SC), um técnico rentável é quando ele ocupa a partir de 55% do seu tempo dentro da oficina. “Abaixo deste percentual, o empresário está perdendo dinheiro. E para que isso não aconteça, o grande pulo do gato é ter um procedimento de análise técnica por sistema e isso não é check list. A maioria das oficinas não tem procedimento de análise técnica e nem as concessionárias, que recebem revisões com pacotes fechados e não sabem vender mais para o cliente, vender seriedade e segurança”, afirma.
Na prática, ele explica que análise técnica é aproveitar o momento em que o veículo está na oficina. “O que costumo dizer é que o carro pode permanecer mais tempo no elevador, mas tem que oferecer mais segurança para o cliente e isso resultará em maior rentabilidade. Como exemplo, se é preciso substituir a pastilha de freio de um veículo importado e não a tenho no estoque, enquanto aguardo a peça, o técnico da minha empresa tem a obrigação de revisar todo o sistema de freio. Isto não significa que estou enganando o meu cliente, vendendo mais trabalho, mas sim segurança do sistema. Eu consigo vender esta hora que meu técnico está trabalhando. Consigo agregar mais horas de trabalho”, ensina.
Desta forma, diz ele, não é preciso que a oficina faça mais investimentos em estrutura física (elevadores, por exemplo) para ter mais veículos na oficina. “Sem aumentar os custos da empresa é possível oferecer serviços melhores e mais bem executados, o que significa clientes mais satisfeitos”, sintetiza. Outro ponto abordado por ele é a questão da manutenção preventiva. “Cada vez mais se fala em manutenção preventiva e a resistência está no proprietário das oficinas, pois ele mede o bolso dele com o do cliente. A manutenção preventiva começa quando os proprietários das oficinas a adotam”.
Gestão de equipe
Antes mesmo de pensar em mão de obra qualificada, o primeiro passo para a gestão financeira, orienta Lima, do Sebrae-SP, é o empresário estar preparado. “Ele precisa se capacitar e estar pronto para o momento da contratação. O candidato à vaga se prepara para o momento da entrevista e o mesmo deve fazer o empresário para trazer para casa os melhores talentos”, revela.
Também é sabido que neste setor há muita rotatividade de profissionais e que muitos deixam de investir na capacitação de seus funcionários com receio de perdêlos para o vizinho. Um erro que Lima também comenta. “Primeiramente, é preciso qualificar a mão de obra, tanto a parte técnica como comportamental, pois com trabalho em equipe consegue-se melhorar o índice de produtividade e às vezes com menos profissionais, equipe enxuta, a produtividade é maior”.
O segundo ponto, destaca ele, é perceber o que acontece dentro da empresa. “Às vezes escutamos do empresário que seu funcionário trocou de emprego por causa de uma pequena diferença no salário, será que é só o salário que está envolvido? O clima organizacional, por exemplo, é muito importante. Também é preciso pensar em formas de recompensar o funcionário não apenas por produção. Compensar, por exemplo, quando há redução de desperdícios. É preciso envolver os funcionários dentro do possível no planejamento, tudo isso ajuda a criar um clima bastante favorável na empresa”, orienta.
Ainda de acordo com ele, a melhoria da competitividade é uma busca contínua para uma gestão financeira eficiente. “É preciso sempre se perguntar: o que estou fazendo hoje poderia ser feito de forma melhor e com custo menor? Às vezes os empresários buscam respostas em pesquisas externas, mas ele tem o cliente, atende-o diretamente, e perde a chance de perguntar para ele o que poderia ser melhorado”, alerta.
Mendes, da Ultracar, também defende que é preciso transformar funcionários em equipe. “Já conseguimos comprovar que se você consegue transformar funcionários em equipe sua produção aumenta e o tempo de permanência dos veículos diminui na oficina. Avaliar a quantidade de pessoas em uma empresa tem que ter o mercado das oficinas como referência e ponto de partida. Isso exige uma mudança de postura do dono da oficina, pois ele vai ter que encontrar, entender e interpretar os números de sua oficina (sem um bom software de gestão ele não consegue) e depois comparar com os números de outras oficinas”, especifica.
E, ainda, diz ele, “será necessário ele entender do mercado e não ficar preso no ambiente de sua oficina. Ele vai ter de aprender a ler mais jornais e revistas do setor automotivo e a participar de cursos e palestras sobre gestão. Somente após esta etapa é que o proprietário da oficina consegue vislumbrar um ambiente favorável para a definição de se ter colaboradores a mais ou a menos”, pontua.
Como exemplo, ele cita que a Ultracar fez um estudo na sua base de clientes e identificou como referência de mercado que uma oficina que movimenta aproximadamente 250 carros mês tem em média 10 pessoas envolvidas, sendo: cinco produtivos (4 mecânicos e um chefe de pátio/gerente), quatro administrativos (um consultor/orçamentista, um no almoxarifado e dois no financeiro/administrativo/pessoal) além do proprietário.
“Para que o proprietário de oficina saiba se ele está com uma equipe enxuta ou com uma equipe sobrando, basta ele ver quantos carros faz por mês e comparar com o exemplo. Porém, mesmo assim, nada se consegue se ele não estiver disposto a implantar a gestão de pessoas, que traz como resultado em médio prazo a transformação de funcionários em equipe. A produção aumenta, o lucro da oficina aumenta e os funcionários ficam satisfeitos em fazer parte da equipe, pois são valorizados e respeitados”, especifica.
João Pelegrini traduz as métricas acima mencionadas em pura gestão. “Quando aumenta o volume de veículos nas oficinas, busca-se contratar mais profissionais. Para estar dentro de um ponto de equilíbrio do negócio é preciso ter indicadores (quantos carros por dia passam na oficina e qual é a real necessidade de mecânicos/equipe). O indicador é o tempo/hora e produtividade, que também esbarra na questão de qualificação, às vezes quatro pessoas substituem cinco. Tudo se baliza com produtividade do seu negócio, aliado com os equipamentos e o ambiente de trabalho que também interfere na produtividade, reflete no negócio, em números e faturamento”, resume.
Gestão financeira com tecnologia
Especificamente para oficinas, a Connexae Sistemas criou uma ferramenta de gestão, um software de gerenciamento que traz várias funcionalidades que se traduzem em ganho de produtividade. “Ele tem toda a parte de cadastro de clientes e de veículos, geração de orçamento, ordem de serviço e a parte financeira (contas a pagar, a receber, por exemplo). E entre os diferenciais o fato de o sistema rodar na nuvem, de forma que o acesso pode ser feito tanto pela oficina como pelo cliente que pode aprovar o orçamento pela internet, por exemplo”, cita Nilson Nardi, diretor Comercial da Connexae Sistemas.
O software de gestão financeira também é um aliado no acompanhamento das manutenções preventivas. “Automaticamente são enviados e-mails aos clientes sobre revisões, a partir de um algoritmo que calcula o prazo, baseado na quilometragem mensal do veículo. Também podem ser programadas mensagens aos clientes, como datas especiais, promoções, entre outras, de forma totalmente automática, pois a ferramenta é parametrizada”, informa.
Outro diferencial, destaca Nardi, é na parte de cadastro de clientes e de veículos. “O acesso é direto com a base de dados cadastrais do Serasa Experian (não é consulta de restrição), basta digitar o CNPJ ou CPF do cliente que o carregamento das informações acontece automaticamente. Pode acontecer, por exemplo, do endereço dele estar desatualizado e, neste caso, a atualização é feita apenas com a digitalização do CEP”.
Para cadastro de veículos, a ferramenta faz a busca no Detran de todas as suas informações, como ano, cor, número de chassis, Renavan. “Inclusive, muitas peças são identificadas pelo número de chassis, o que é uma facilidade para as oficinas que utilizam o sistema no momento de pedido de compras”, afirma.
Na retaguarda, as oficinas que utilizam a ferramenta contam com suporte online ou por telefone, quando necessário. Para as que já utilizam tablets, o sistema ainda não está totalmente disponível, mas as oficinas podem contar com o check list que, automaticamente, pode ser descarregado no sistema. Sobre preço, Nardi conta que o valor mensal é de R$ 190,00. “Conseguimos chegar a este valor por meio de parcerias com alguns fabricantes que subsidiaram o custo para as oficinas”, conclui. Para saber mais, acesse: www.connexae.com.br, em Virabrequim.
Desperdícios despercebidos
De acordo com Fábio Mendes, no dia a dia das oficinas justamente porque é dedicado (algumas vezes por falta de organização pessoal e da empresa, e outras vezes por uma questão cultural) todo o tempo na manutenção e reparação dos veículos, alguns detalhes passam despercebidos. “Desperdício é uma palavra que vai contra todo o processo de gestão. Infelizmente, o dono da oficina muitas vezes vê, mas não enxerga o que ele está perdendo de dinheiro com o desperdício. Gestão é cuidar das pequenas coisas para chegarmos a grandes controles e termos realmente a empresa na mão”, afirma.
