Tão importante quanto realizar os pagamentos em dia é garantir o recebimento dos serviços prestados pela oficina mecânica
Nas palavras de Eduardo Pires, diretor do Segmento de Serviços da TOTVS, “administrar bem o fluxo de caixa é essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio e, para isso, a dica fundamental que posso dar para os empresários é para que fiquem sempre atentos ao recebimento de clientes e ao pagamento de fornecedores dentro do prazo. Uma lógica que parece simples, mas nem sempre é assim se não houver uma boa gestão”. E quem dá as orientações é o próprio executivo da TOTVS.
Por isso, a tecnologia é sempre uma grande aliada para uma boa gestão do fluxo de caixa. Existem soluções, mais conhecidas por ERP (Enterprise Resource Planning), por exemplo, que fornecem dados preciosos para o gestor manter o controle financeiro e conseguir aumentar a rentabilidade do negócio.
Prazo – O ideal é que os pagamentos sejam feitos no dia de seus vencimentos para evitar a cobrança de juros e multas por atraso. Isso pode ser facilmente gerenciado através de soluções informatizadas.
E tão importante quanto realizar os pagamentos em dia é garantir o recebimento dos serviços prestados também dentro de seus vencimentos porque somente dessa forma a empresa terá capital para pagar suas obrigações. Otimizar a gestão dessas contas ajuda o empresário a controlar o fluxo de caixa e adequar os prazos, caso necessário.
Parcelamentos – É preciso manter um fluxo de caixa saudável com uma folga capaz de cobrir imprevistos como, por exemplo, a inadimplência de algum cliente. Os ganhos mensais precisam ser maiores que os gastos e, por isso, é importante ter clareza desse fluxo no médio prazo para evitar problemas de caixa como em qualquer outra empresa de serviços.
Uma forma de ajudar esse controle é evitar parcelar os serviços em mais vezes do que o parcelamento dos fornecedores. Quando isso não for possível, é preciso ter certeza de que há outros recebimentos previstos que irão garantir o pagamento de fornecedores.
Fluxo de caixa – Uma dica para administrar o fluxo de caixa é saber negociar os prazos de pagamento junto aos fornecedores. Em alguns casos, é possível obter descontos ou bonificações ao quitar a dívida à vista. Caso surja algum imprevisto próximo à data de pagamento, a melhor opção é contactar o fornecedor e pedir a ampliação do prazo. Essa atitude mostrará que você tem interesse de quitar a dívida e apenas teve um problema financeiro momentâneo.
Prazos com fornecedores – Utilize uma ferramenta própria para o seu negócio. Algumas soluções ERP permitem automatizar os pagamentos dentro dos sistemas, assim como verificar os possíveis descontos disponíveis entre os fornecedores e poder negociar os prazos sem comprometer o fluxo de caixa. Essa comunicação eletrônica gera vantagens significativas para a companhia, permitindo a validação de faturas, as aprovações de requisições e os pagamentos em tempo hábil.
É importante verificar também se os seus relatórios contábeis estão precisos e atualizados, e se os registros financeiros correspondem aos valores reais disponíveis.
Sistema ERP – O maior benefício de um sistema ERP é que ele permite que o gestor tenha visibilidade dos números da empresa, com dados corretos e seguros. Isso contribui para a redução de custos, o controle das operações da companhia e o aumento da lucratividade. Nós, da TOTVS, recomendamos que os empresários tenham preferência para uma solução que seja adequada às necessidades da sua companhia, pois isso promoverá mais produtividade da equipe e o compartilhamento de informações relevantes.
Existem sistemas que podem ser ideais e adaptáveis ao negócio, como o de reparação automotiva. Contudo, não adianta ter uma ferramenta exemplar e não manter os dados atualizados. O ERP faz a automação de muitas demandas, mas ele depende de uma equipe responsável por inserir as principais informações no sistema. É necessário sempre se lembrar de que organização e atenção aos prazos fazem com que a gestão financeira seja eficaz.
Acerte nas contas
A gestão de fornecedores, pela experiência de Roberto Turatti (Billy – foto), da Invest Auto, localizada em Balneário de Camboriú (SC), começa com a escolha deles. “Primeiramente, é preciso filtrá-los e saber quem são os melhores e os pontuais”. No que tange à gestão de pagamento, ele dá uma dica preciosa.
“O prazo que o seu fornecedor lhe dá não pode ser o mesmo oferecido ao seu cliente. Por exemplo, se você parcela o serviço em três vezes, com o primeiro pagamento para 30 dias, e se você tiver que pagar o seu fornecedor antes disso, a conta não irá fechar”. Tente negociar mais com o seu fornecedor, ou negocie um prazo menor com o seu cliente, de forma que o negócio seja viável.
Outro ponto colocado por Billy é o do desconto da mercadoria por parte do seu fornecedor. Ele pode ser atraente, porém, pode ser o mesmo que ele concede ao consumidor final no balcão. “E este desconto não deve ser repassado para o seu cliente. O empresário da reparação deve se atentar se o seu markup (diferença entre o custo de um bem ou serviço e seu preço de venda) está pagando os seus custos mensais”.
Fato é que as entradas e saídas em uma mecânica não são uma matemática tão simples. Por isso, Billy indica que você recorra ao seu contador ou a um software de gestão, o que ele tem há praticamente 21 anos. “Mas é preciso ter alguém que gerencie este software, isto o dono da oficina não consegue fazer, ele precisa contratar alguém”, alerta.
E o que pode parecer um custo a mais, é preciso pensar. “É melhor ter uma inadimplência alta ou estar pagando para uma pessoa gerenciar tudo isso?”, expõe Billy. E, ainda, “o empresário da reparação tem que saber o quanto ele quer ganhar e também fazer a conta do quanto ele deixará de perder. E às vezes, a gente tem que ter igualmente a coragem de dizer não ao cliente”, conclui.
