Série: Como transformar sua oficina em um grande negócio
Olá Pessoal, mais uma dica para auxiliar você empresário ou você que tem objetivo de ser um empresário no setor de reparação automotiva. Que você possa refletir e utilizar da melhor forma o que fazer sentido pra você e transformar sua oficina em um grande negócio.
Na edição de agosto, falamos da importância do empresário fortalecer a marca da sua oficina, migrando a visão do cliente sobre a qualidade e solução de problema que antes estava focada na imagem do “Dono da oficina”, para um atendimento estruturado que garanta a qualidade no atendimento e na prestação do serviço, processo esse que envolverá vários setores e profissionais em cada etapa, tornando sua oficina em um grande negócio.
Atendendo ao pedido de um leitor que afirmou encontrar grande dificuldade nessa transição, vamos abordar este tema novamente, com algumas dicas para facilitar aplicação prática. Primeiramente é preciso deixar claro que este tema é muito amplo, e exigirá do empresário que desenvolva habilidades de gestão de processo, liderança e resiliência na aplicação prática dos conceitos. Primeiro passo é você empresário(a) ter clareza que isso será importante para o crescimento da sua empresa e que ninguém irá fazer as coisas como você faz, mas é possível estruturar os processos para ficar em um padrão aceitável para o alcance dos objetivos do seu negócio, garantindo a qualidade e satisfação do cliente. Segundo passo é estruturar os principais processos, começando com a definição de cada setor (Vendas, Estoque/Compras, Administrativo/Financeiro e Produção), nesta definição é importante ter claro quais são as funções de cada setor, deverá criar a descrição de cargo do setor, descrevendo de forma detalhada quais são as atividades de cada cargo, para que as pessoas contratadas saibam o que é de sua responsabilidade em executar.
Pode acontecer dependendo do tamanho da sua oficina que uma pessoa ocupe mais de um cargo (trabalhe em mais de um setor), como por exemplo, quando o vendedor também é comprador, mesmo assim separe as atividades por setor, desta forma quando surgir a oportunidade de ampliar sua estrutura já existe uma descrição clara das funções, e isso facilitará o processo de contratação e aprendizado do novo colaborador.
Falamos sobre o que fazer, agora é importante falar sobre o como fazer, isso mesmo, as principais atividades de cada cargo devem ser padronizadas, para garantir que as pessoas executem de forma eficiente para o alcance dos objetivos da sua empresa. Por exemplo, o processo de abertura de uma ordem de serviço, que é função do setor de vendas, como você deve ser feito na sua empresa? Descreva o passo-a-passo de como fazer, sempre que possível descreva detalhes que não podem ser esquecidos para garantir que a pessoa execute o processo de forma eficiente e não crie um possível problema.
Essa descrição do processo pode ser feita em uma ferramenta chamada POP – Procedimento Operacional Padrão e ou Fluxogramas que irá representar com figuras geométricas de forma objetiva as principais etapas de um processo. Nessa etapa de estruturação é importante que você como empresário defina a forma que cada processo seja feito, isso irá imprimir ao padrão do seu negócio sua essência, o como você quer atender seus clientes e assim todos da sua equipe irão replicar o seu padrão. Após a estruturação inicie o processo de treinamento e monitoramento da equipe, observe a necessidade de fazer ajustes de conduta e também de processos que podem ser melhorados, mas nunca esqueça de formalizar tudo em documentos, para que sua equipe possa consultar sempre que houver dúvidas, e também servirá como material de auditoria para verificar se as pessoas estão fazendo de acordo com o padrão desejado.
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