Criar um ambiente saudável e à prova de riscos para todos envolve regras claras, liberdade e uso de tecnologias de monitoramento
Recentemente, recebi um convite da Revista Reparação para falar sobre diversos assuntos relacionados à gestão de oficina em uma série especial de podcasts. Conforme a conversa evoluiu, foi interessante perceber como grande parte dos problemas de gerenciamento no ramo estão ligados à quebra da relação de confiança entre o dono da oficina e a sua equipe.
Sabemos que todas as empresas – e não só oficinas mecânicas – passam por esse tipo de problema. Apesar disso, é possível, sim, adotar algumas estratégias para estruturar uma equipe confiável e que confie em você – e, por outro lado, se precaver enquanto dono sem desgastar a relação com os seus funcionários.
Neste artigo, pretendo apresentar algumas delas para que você, empresário da reparação, possa minimizar problemas desse tipo e, de quebra, monitorar a sua oficina sem comprometer o ambiente de trabalho da sua equipe.
Selecionando uma equipe de confiança para a sua oficina
O primeiro passo para evitar problemas de confiança parece óbvio, mas nem sempre estamos preparados para dá-lo da maneira correta. É fato que selecionar uma equipe de confiança fica bem mais fácil quando a oficina possui um RH. Porém, a boa notícia é que é perfeitamente possível adaptar a estratégia a seguir em oficinas que não dispõem de um.
Em primeiro lugar, exigir referências do profissional na hora de contratar pode ser um divisor de águas nesse processo. Para isso, é importante que o candidato forneça o nome da(s) oficina(s) em que trabalhou e o(s) contato(s) do(s) responsável(is) para que você possa fazer uma apuração real do histórico dele.
Monitorando a equipe da sua oficina mecânica da forma certa
Embora comum, o micro gerenciamento pode ser danoso a longo prazo e até mesmo surtir um efeito oposto ao seu objetivo. Além de minar a autoestima da sua equipe no dia a dia da operação, a supervisão excessiva pode gerar rancor e, consequentemente, o desejo de prejudicar você como devolutiva.
Diante disso, por maior que seja o seu receio, a atitude positiva e a liberdade sempre serão as melhores atitudes para cultivar a confiança entre o dono da oficina mecânica e a sua equipe. Isso, porém, não significa que você não deve trabalhar com nenhum tipo de controle.
Em vez do monitoramento direto e constante, estabeleça regras e processos claros desde o início para que os seus funcionários saibam como agir, quais são os limites e qual é a tratativa caso estes sejam desrespeitados.
Nesse contexto, ter processos já é um passo e tanto nessa dinâmica, uma vez que é muito mais fácil apurar um problema quando há uma regra clara do que deveria ser feito para que ele não ocorresse.
Além disso, quando falo de processos, é inevitável falar de registros e, consequentemente, de meios para realizar e controlar esses registros. É neste momento em que a tecnologia entra na conversa.
Usando a tecnologia a seu favor
O uso de tecnologias de monitoramento na sua oficina mecânica não se resume a ter um sistema de câmeras de segurança instalado em pontos estratégicos. Tenha sempre em mente que a operação da sua oficina não envolve apenas o que o mecânico faz no carro do cliente, mas também todas as atividades que a sua equipe executa para manter a oficina funcionando.
Em outras palavras, contar com ferramentas para monitorar atividades como controle de estoque, orçamentos e movimentações financeiras é essencial em muitos aspectos. De um lado, elas garantem um controle livre de pressão direta sobre os funcionários. Do outro, sua oficina se previne contra riscos e fraudes administrativas, além de acumular provas que podem ser a resposta para qualquer mal entendido que possa surgir.
Nesse sentido, ERPs robustos como o sistema Oficina Inteligente contam com uma série de recursos antifraude que não só inibem ações suspeitas na operação de uma oficina mecânica, mas também registram qualquer alteração realizada que pode comprová-las caso haja uma tentativa nesse sentido.
Conquiste a confiança da sua equipe com liberdade e prevenção
Espero que este artigo tenha ajudado você, dono de oficina, a rever sua estratégia de monitoramento e a melhorar a relação de confiança entre você e a sua equipe.
É fato que nada é garantido quando lidamos com pessoas. Entretanto, a experiência no ramo tem mostrado que a liberdade, os processos claros e as tecnologias estratégicas são a melhor combinação para lidar com problemas relacionados à quebra de confiança na equipe da oficina.
Por fim, não posso deixar de convidar você a conhecer a Oficina Inteligente. Além de ser a ferramenta mais completa do mercado, nosso sistema conta com recursos essenciais para que a sua oficina tenha uma gestão segura e à prova de fraudes. Entre em contato com a gente e descubra como a nossa oficina pode ajudar a sua oficina.
Cesar Coimbra é especialista em sistemas de gestão e inteligência de negócios para a reparação automotiva, com MBA em Tecnologia da Informação e certificação pela Franchising University. Vivencia o cotidiano e as necessidades do setor desde 1995, tanto no gerenciamento e TI de redes de centros automotivos quanto na gestão da própria oficina, e fundou a Oficina Inteligente em 2002 com a missão de oferecer soluções integradas, ágeis e seguras para a operação do setor.
