No setor automotivo, assim como em muitas pequenas empresas, os donos frequentemente se veem gerenciando múltiplas funções simultaneamente. É ele que realiza o atendimento, faz cobranças e pagamentos e “até” realiza a manutenção no veículo do cliente. Essa abordagem, embora pareça necessária no início, pode impedir o crescimento estratégico do negócio. Muitos empresários acabam mais como colaboradores de suas próprias empresas, ocupados apagando incêndios em vez de impulsionar vendas e melhorar resultados. E é sobre isso que vamos tratar hoje: por que e como delegar as atividades?
A Importância de Delegar as atividades
Delegar não é apenas uma tarefa administrativa; é uma estratégia essencial para duplicar suas horas produtivas e escalar seu negócio. De acordo com Harvard Business Review, quando uma empresa sobrecarrega seus funcionários e não tem as funções bem definidas, podem apresentar alguns dos problemas abaixo:
- Baixa Produtividade: Com funções mal definidas, os funcionários podem se sentir confusos sobre suas responsabilidades. Isso leva a sobreposições de tarefas e falta de eficiência, resultando em baixa produtividade.
- Alto Turnover de Funcionários: A falta de clareza nas funções e a sobrecarga de trabalho devido ao número insuficiente de funcionários podem levar à insatisfação no trabalho, resultando em alta rotatividade de pessoal.
- Erros e Inconsistências: Com poucos funcionários para cobrir todas as áreas necessárias, aumenta a probabilidade de erros e inconsistências no trabalho, especialmente se os funcionários não forem bem treinados para suas tarefas.
- Crescimento Limitado: Sem uma visão estratégica, a empresa pode perder oportunidades de crescimento. A falta de planejamento e a visão limitada impedem a empresa de adaptar-se e expandir-se no mercado.
- Cliente Insatisfeito: Se o dono não está focado estrategicamente no negócio e há uma falta de pessoal adequado, o serviço ao cliente pode sofrer. Isso pode levar a experiências negativas para o cliente, prejudicando a reputação e a fidelidade à marca.
- Decisões Desinformadas: Sem uma abordagem estratégica, as decisões podem ser tomadas com base em informações incompletas ou erradas. Isso pode levar a erros de julgamento que prejudicam a saúde financeira e operacional da empresa.
Analisando a lista acima é possível afirmar que esse não é o tipo de empresa que queremos, correto? Contratar novas pessoas e ensiná-las a executar tarefas com a mesma eficiência que você não só é possível, mas necessário para transformar uma operação individual em uma empresa verdadeiramente funcional e lucrativa.
Superando o Desafio da Delegação
O desafio ao delegar surge quando enfrentamos o medo de que “ninguém sabe fazer isso tão bem quanto eu”. Este pensamento, além de ser uma barreira ao crescimento, é frequentemente infundado. O sucesso na delegação começa com a contratação cuidadosa, seguida de treinamento adequado e criação de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs). Se você nunca ouviu falar sobre os POPs, sugiro que pesquise a respeito e se não souber como elaborar para a sua empresa, existem inúmeros profissionais que podem te ajudar na documentação. Estes passos garantem que cada tarefa seja executada de forma padrão e com eficácia, mantendo a qualidade que seus clientes esperam.
O processo de delegação deve ser meticuloso e estruturado. Definir claramente as tarefas de cada função e identificar os perfis que melhor se adaptam a elas é crucial. Por exemplo, é ideal que o seu financeiro tenha mais atenção aos detalhes, seja organizado, com pensamento crítico e cauteloso, ao invés de ser extremamente extrovertido e sociável, muito flexível e espontâneo, podendo perder o foco facilmente no trabalho e cometer erros que podem prejudicar a empresa. Porém, se a vaga fosse relacionada a vendas e marketing, as últimas características se encaixariam muito melhor na função, concorda? Ferramentas como o perfil DISC podem ser extremamente úteis para entender as características comportamentais dos candidatos, assegurando que se encaixem na cultura e nas necessidades da empresa.
Vou deixar o link de um site onde você pode aplicar o DISC gratuitamente: https://www.mrcoach.com.br/teste-perfil-comportamental-disc.php, espero que ajude em suas futuras contratações.
Em resumo ,como já vimos em outro artigo, um líder eficaz não faz tudo sozinho. Ele sabe que precisa de uma equipe forte ao seu lado. Admitir que você precisa de ajuda não é uma fraqueza; é um sinal de inteligência e maturidade empresarial. Delegar tarefas é confiar nas pessoas e prepará-las para o sucesso. Isso não só aumenta a produtividade, mas também cria um ambiente de trabalho cheio de respeito e cooperação. Quando você deixa de tentar controlar tudo e permite que sua equipe cresça e assuma responsabilidades, está construindo um negócio sólido e pronto para o futuro.
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