Nesta edição, falo sobre um tema que gerou grandes reflexões durante os atendimentos que realizei: Quando devemos contratar um profissional ou um serviço terceiro para auxiliar na administração de sua oficina?
Olá, oficineiros e oficineiras do Brasil! Escrevo aqui e compartilho com vocês dicas inspiradas no meu trabalho diário em auxiliar e tornar a sua oficina ainda mais lucrativa. A decisão de contratar um funcionário administrativo para a sua oficina deve ser cuidadosamente ponderada, levando em consideração diversos fatores. Por isso, aqui estão algumas considerações que podem ajudá-lo a determinar o momento adequado para fazer essa contratação:
- Tempo gasto em tarefas: Se você, como proprietário, gasta muito tempo em tarefas administrativas em detrimento das atividades principais da oficina, pode ser um indicativo de que é hora de delegar essas responsabilidades a um profissional dedicado.
- Erros frequentes ou atrasos: Se você perceber que há erros frequentes ou atrasos em tarefas administrativas devido à sobrecarga de trabalho de atendimento, compra, orçamentos, a contratação de um serviço ou profissional pode ajudar a melhorar a eficiência e reduzir esses problemas.
- Feedback dos clientes: Se os clientes começarem a reclamar sobre a demora no atendimento, demora no orçamento, a falta de organização ou outros problemas administrativos, isso pode ser um sinal de que é hora de investir na área administrativa.
- O crescimento do negócio: Se sua oficina estiver crescendo, é natural que a carga administrativa também aumente. Avalie se o quadro de pessoal atual consegue lidar com a demanda ou se é necessário reforço nesta área.
- Análise financeira: Faça uma análise financeira para determinar se a contratação de um funcionário administrativo é viável. Considere o custo do salário, dos encargos como 13° salário, férias, FGTS e os demais benefícios como vale alimentação, refeição, auxílio transporte e até plano de saúde. Fazendo esse comparativo você identifica se a contratação trará maior eficiência e qualidade ao serviço.
- Habilidades: Considere as habilidades específicas necessárias para as tarefas administrativas da sua oficina. Certifique-se de contratar alguém com as competências adequadas para lidar com as demandas específicas do seu negócio. Exemplo: se é para atendimento, ter uma boa comunicação, perfil de vendas, pró atividade. Se for para a área de finanças, uma pessoa centrada, focada, que disciplina e tenha senso crítico.
- Tecnologia: Se já tiver implementado tecnologias ou sistemas de automação e mesmo assim sentir a necessidade de mais suporte administrativo, isso pode ser um indicativo de que a contratação é justificável, seja ela como um profissional ou um serviço administrativo e financeiro terceirizado.
Lembre-se de que cada oficina é única, e o momento certo para contratar pode variar. Avalie regularmente a eficiência operacional e esteja atento aos sinais que indicam a necessidade de apoio na administração adicional da sua oficina. Você pode contratar, treinar e acompanhar um profissional, ou, contratar um serviço profissional que faça tudo isso pra você.
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Karine Quinjalmo – Rainha das Oficinas
Mãe do Enzo
Consultora especialista na gestão de oficinas
Mentora de soluções em sistemas para a reparação automotiva
Influencer para o segmento
@karinequinjalmooficial
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